О подарке сотруднику рекомендуем писать так, чтобы из сообщения было понятно: сейчас у него спрашивают пожелание, сообщают о принятом решении или уже приглашают получить вещь. Эти три повода требуют разных формулировок. Одно общее «ваш подарок скоро будет» не объясняет, что человеку делать дальше.
Ниже — редакционные шаблоны для HR и внутренних коммуникаций. Они не описывают конкретную программу компании. Замените поля в квадратных скобках своими подтверждёнными сведениями и удалите варианты, которых в вашей программе нет.
Сначала определите, какого действия ждёте
Перед написанием сообщения предлагаем заполнить три короткие строки: что уже решено организаторами, что пока открыто и нужен ли ответ сотрудника. Если отвечать не требуется, так и напишите. Если требуется выбор, назовите один понятный способ ответить.
Не объединяйте в одной просьбе выбор подарка, оценку прошедшего события и регистрацию на следующую встречу. Для этой памятки рекомендуем оставить только вопрос о подарке: тогда будет проще понять, на какую часть сообщения человек ответил.
Сообщение 1: собираем пожелания
На этом этапе формулируйте просьбу как сбор предпочтений. Не называйте выбранную вещь уже заказанной, если окончательный состав программы ещё не принят.
Предлагаемый текст:
«Готовим подарки к [повод]. Хотим учесть ваши предпочтения: можно выбрать [перечень вариантов]. Ответьте [способ ответа] до [согласованная дата]. Сейчас мы собираем пожелания; окончательный состав и порядок получения сообщим отдельно. Если ни один вариант вам не подходит, напишите [контакт].»
Если выбора нет, этот этап можно пропустить. Не предлагайте голосование только ради вовлечения, когда его результат не собираетесь учитывать. А если количество вариантов ограничено, сначала сформулируйте внутри программы, как будет приниматься решение, и только затем объясните сотрудникам применимое правило.
Картинку на этом этапе рекомендуем снабдить точным пояснением. Она может показывать рассматриваемую модель, пример оформления или согласованный состав — выберите одно определение. Не оставляйте сотруднику задачу угадывать, получит ли он всё, что лежит на фотографии.
Сообщение 2: состав принят, получение ещё не началось
Здесь рекомендуем убрать слова о голосовании и перечислить принятое решение. Подтверждение выбора не должно превращаться в приглашение забирать подарок, если выдача пока не подготовлена.
Предлагаемый текст:
«Для подарочной программы выбран [точный предмет или состав]. Ваш вариант — [вариант, если он предусмотрен]. Получение пока не началось. Когда будут подтверждены место и порядок передачи, пришлём отдельное сообщение. Сейчас отвечать не нужно. Если в указанном варианте ошибка, сообщите [контакт].»
Например, для голубого блокнота Luba, артикул 20770.14 можно использовать описание «голубой блокнот с гибкой обложкой и недатированным блоком». Эти сведения есть в карточке именно этого изделия. Ручку, открытку или упаковку перечисляйте только в том случае, если они действительно включены в вашу согласованную программу.
Рекомендуем сверить текст объявления с заданием на заказ: совпадают ли модель, цвет и состав. Если для сотрудников выбран один предмет, фотография целого рабочего стола не должна сопровождаться подписью «ваш набор».
Сообщение 3: можно получать
Приглашение рекомендуем отправлять после проверки, что указанный способ получения уже доступен. В тексте нужны конкретные действия человека, а не повтор истории подготовки подарка.
Предлагаемый текст:
«Ваш подарок готов к получению: [предмет или вариант]. Забрать его можно [место и подтверждённое время]. На месте обратитесь к [контакт или понятный ориентир]. Если этот способ вам не подходит, напишите [контакт], чтобы уточнить доступный вариант. Дополнительно подтверждать получение заранее не нужно [оставьте эту фразу, только если так устроена программа].»
Не подставляйте в шаблон дату, которую только обсуждаете. Если время ещё не определено, оставайтесь на втором сообщении. Для распределённой команды можно подготовить разные приглашения по подтверждённым способам передачи, сохранив одинаковое описание подарка.
Исправляйте сообщение с указанием изменения
Если после объявления меняется вариант или порядок получения, предлагаем начинать поправку с того, что именно изменилось. Например: «В предыдущем сообщении указан другой цвет. Верный вариант — [цвет]. Остальная информация остаётся в силе». Это условная формулировка, а не сообщение о реальной замене.
Перед отправкой прочитайте текст глазами сотрудника: понятен ли этап, требуется ли ответ, перечислено ли только подтверждённое, есть ли контакт для уточнения. Затем проверьте подпись к фотографии теми же вопросами.
Если предмет ещё выбирается, обсудите подбор мерча по сценарию программы. В обращении укажите, какие обещания сотрудникам уже дали: это поможет согласовать следующий текст объявления с фактическим составом заказа.