Если к Новому году компания готовит общий подарок сотрудникам, а коллеги хотят провести Тайного Санту, рекомендуем сразу описать две отдельные программы. В одной компания выбирает и оплачивает мерч. В другой участники готовят личные подарки друг другу по результатам жеребьёвки. Участие в обмене предлагаем оставить добровольным и не связывать с получением корпоративного набора.
В Тайном Санте участник узнаёт, кому готовит подарок. Для офисного обмена предлагаем сохранять имя дарителя в секрете до заранее согласованного момента. Пожелания получателя можно собрать заранее. Ниже — редакционный порядок для офисного обмена; конкретные даты, способ жеребьёвки и правила расходов выбирает ваша группа.
Разделите списки до приглашения
Предлагаем вести список получателей подарка от компании отдельно от списка участников игры. Для первого действует принятый порядок корпоративной программы. Во второй человек попадает после явного подтверждения своего участия. Отсутствие ответа не стоит считать согласием покупать подарок коллеге.
В приглашении рекомендуем назвать организатора обмена, срок записи и день жеребьёвки. Добавьте, что участие по желанию, а корпоративный подарок оформляется отдельно. Не просите объяснять причину отказа и не поручайте руководителям собирать обязательное подтверждение со всех сотрудников.
Если человек хочет участвовать в общей праздничной встрече, но не в обмене, предусмотрите для него такой вариант. Сценарий встречи и состав участников жеребьёвки — разные решения. Их лучше принять до того, как вы объявите программу.
Договоритесь о расходах и пожеланиях
До закрытия записи предлагаем согласовать предельную сумму личной покупки и уточнить, входят ли в неё упаковка и возможная доставка. Конкретное значение выберите вместе с группой. Не называйте произвольную сумму «обычной для офиса» и не привязывайте её к стоимости корпоративного набора.
Для пожеланий рекомендуем три коротких поля:
- что хотелось бы получить: несколько направлений или вариантов;
- что точно не нужно дарить;
- как передать подарок, если получателя не будет на встрече.
Человеку достаточно назвать нежелательную категорию без личного объяснения. Для еды можно предложить вариант «предпочитаю несъедобный подарок»: организатору не требуется собирать подробности о здоровье. Пожелания передавайте только тем, кому они нужны для подготовки обмена, а не публикуйте общую таблицу в открытом чате.
Если покупка предполагает выбор из нескольких вещей, предложите участнику обозначить предпочтение, а не требовать конкретный товар как единственно допустимый. При подборе личного подарка ориентируйтесь на ответ человека и согласованный предел расходов. Корпоративную символику на таком подарке рекомендуем обсуждать отдельно: она не обязательна только потому, что обмен проходит в офисе.
Закройте запись перед распределением
Перед жеребьёвкой предлагаем проверить, что каждый человек подтвердил участие и понимает порядок подготовки. Затем зафиксируйте состав группы. Для выбранного способа распределения проверьте две вещи: никто не дарит самому себе, и у каждого есть один получатель и один даритель.
Рекомендуем заранее определить, кто сможет увидеть соответствия между участниками и к кому обращаться при ошибке. Не обещайте полную анонимность от организатора, если выбранный порядок предусматривает его доступ к результатам. В общем сообщении достаточно объяснить, какие сведения увидит обычный участник, а какие доступны координатору.
После распределения не добавляйте нового участника в готовую схему незаметно для остальных. Сначала выясните, можно ли изменить состав в выбранном способе жеребьёвки и что уже успели купить люди. Если пересборка затронет подготовленные подарки, предложите поздно присоединившимся отдельный обмен по их согласию. Это редакционное решение для такой ситуации, а не универсальная функция любого сервиса.
Назначьте действие на случай выхода из игры
Просим заранее сообщить участникам: если после жеребьёвки обстоятельства изменились, нужно написать координатору лично. Публично искать «кто остался без подарка» не стоит. Координатору предлагаем проверить две стороны изменения: кому выбывший человек должен был дарить и кто готовил подарок ему.
Дальнейший вариант согласуйте с затронутыми участниками. Можно обсудить передачу уже подготовленного подарка или добровольную помощь с незакрытой частью обмена. Не назначайте запасного дарителя без его согласия и не обещайте резервный подарок от компании, если такая поддержка заранее не предусмотрена.
Для выдачи предлагаем подписывать подарки именем получателя или согласованным кодом. Имя дарителя на внешней упаковке не нужно, если по правилам игры оно пока остаётся тайной. Если подарок передаёт координатор, ему потребуется понятная связь между упаковкой и получателем.
Отдельно подготовьте корпоративный мерч
В корпоративном заказе рекомендуем сохранить собственные количество, состав и маркировку. Число записавшихся на Тайного Санту не заменяет количество получателей общего подарка. Если компания предоставляет только одинаковые пакеты для личного обмена, так и запишите: упаковка общая, содержимое каждый участник выбирает сам.
До печати проверьте, где будет обозначен получатель и не закроет ли этикетка логотип или открывание пакета. Общие требования к изделию, оформлению и упаковке собраны в разделе «Подготовка заказа». Порядок получения корпоративного набора для разных смен можно согласовать по отдельной памятке о выдаче подарков.
Для подбора общего мерча или упаковки передайте самостоятельный состав корпоративной части: предметы, тираж, оформление и дату вручения. Список пар и личные пожелания участников обмена для такого задания не требуются.