При подготовке мерча для волонтёров рекомендуем разделить два назначения вещей: то, что помогает выполнить задачи программы, и то, что человек получает как личную благодарность. Начните с этого различия до выбора цвета, логотипа и упаковки.
Ниже — редакционный способ спланировать такой набор. Он касается смысла подарка и состава заказа. Правила участия в программе, обязательное оснащение и условия использования вещей организатор определяет отдельно.
Задайте каждому предмету один главный вопрос
Предлагаем обсуждать вещь не с вопроса «хороший ли это подарок», а с вопроса «зачем она человеку в нашей программе». Блокнот может быть нужен для записей на рабочей встрече, а сумка — для переноса материалов. В другой ситуации те же виды предметов могут стать личным подарком. Рекомендуем фиксировать назначение в задании, а не определять его по одному названию.
Для обсуждения составьте две колонки:
| Вещи для задач программы | Личная благодарность |
|---|---|
| Что потребуется для конкретного действия | За какой вклад хочется поблагодарить человека |
| Когда и где предмет должен быть доступен | Какой предмет будет уместен после завершения участия |
| Как его передают следующему участнику, если это предусмотрено | Как объясняют, что вещь предназначена лично получателю |
Это предлагаемая схема планирования, а не установленная классификация. Если предмет пока попадает в обе колонки, уточните его роль до заказа.
Не считайте одну вещь дважды
Рассмотрим условную программу, где участникам нужны сумки для раздаточных материалов. Организаторы также хотят подарить сумки на память. Рекомендуем сначала решить, один ли это экземпляр, который после использования остаётся человеку, или два разных назначения предполагают две отдельные позиции.
В первом случае опишите это прямо и не считайте одну сумку одновременно двумя подарками. Во втором различите позиции по точной модели, оформлению или способу передачи. Не добавляйте второй предмет автоматически: сначала проверьте, зачем он нужен и будет ли он удобен получателю вне программы.
Например, шопер Onlook, неокрашенный с синим, артикул 17628.64 имеет наружный карман. Эту особенность можно учитывать при подборе, но наличие кармана само по себе не делает сумку ни рабочим оснащением, ни благодарственным подарком. Назначение в вашем заказе нужно описать отдельно.
Разведите решения о количестве и благодарности
Предлагаем вести расчёт вещей для задач программы по конкретным действиям и выбранной схеме использования. Для личных подарков составьте отдельное решение: кому и по какому понятному принципу их готовят. Не используйте одну неопределённую строку «мерч волонтёрам» для обоих расчётов.
Если часть предметов передают между участниками, эту особенность лучше выяснить до определения количества подарков. Если программа предусматривает возврат вещей, рекомендуем объяснить его при выдаче, не называя эти вещи личным подарком. Такой порядок описания помогает сохранить смысл благодарности, не смешивая его с передачей инвентаря.
При ограниченном бюджете сначала уточните, какие задачи должны быть обеспечены, а затем подбирайте отдельный формат благодарности в оставшихся рамках. Мы не предлагаем компенсировать нехватку нужных для работы вещей красивой упаковкой подарка.
Сделайте благодарность содержательной
Рекомендуем сформулировать короткое человеческое сообщение о вкладе участников. Вместо общего «за активность» можно назвать подтверждённое действие: помощь гостям, подготовку площадки или работу с материалами. Используйте только то, что действительно относится к этой программе; перечисление здесь — примеры для редактирования, а не рассказ о проведённом мероприятии.
Если благодарите всю группу, не приписывайте каждому одну и ту же задачу. Если пишете персонально, проверьте формулировку у ответственного, который знает вклад человека. Мы рекомендуем благодарность без сравнений с другими участниками и обещаний будущих привилегий.
Оформление вещи можно связать с общим смыслом программы, оставив сам текст благодарности для личного обращения. Крупная служебная надпись или номер функции на предмете нужны только тогда, когда вы осознанно выбираете их для дальнейшего использования.
Передайте на подбор два ясных задания
В задании на заказ рекомендуем отдельно описать предметы для задач и личные подарки, даже если их закупают одновременно. Для каждого назовите назначение, точную модель или критерии выбора, количество и согласованное оформление.
Затем обсудите подбор мерча с этими двумя списками. Если хотите оставить человеку использованную в программе вещь как подарок, сообщите об этом сразу. Тогда состав, нанесение и способ передачи можно обсуждать с учётом одного понятного сценария.