Для события с очным и удалённым участием рекомендуем сначала определить общую задачу мерча: помочь человеку в программе, сохранить конкретную мысль встречи или оставить предмет на память. Затем подготовьте два сценария получения и использования. Составы могут различаться, но их назначение должно быть понятно организатору и участнику.
Очное участие может включать печатные раздаточные материалы, а онлайн — трансляцию и возможность задать вопрос в чате. Поэтому один перечень вложений ещё не описывает оба пути. Ниже — редакционный способ связать мерч с общей программой, не сводя задачу к отправке одинаковых коробок.
Выберите общий момент программы
Начните с вопроса: когда участник должен обратиться к набору? Возможны разные решения — открыть рабочую тетрадь на практической части, записать личный вывод в конце встречи или получить памятную вещь уже после неё. Выберите нужное действие для вашего события.
Рекомендуем обсудить его с ведущим до выбора изделий. Если в зале работают с бумажной карточкой, проверьте, какое действие в тот же момент выполняет человек у экрана. Он может использовать заранее полученный экземпляр либо согласованный электронный вариант. Важно определить это в программе, а не оставлять участнику задачу самому догадаться о замене.
Не включайте физический подарок в обязательные условия участия без необходимости. Если цель — обмен идеями, обсудите способ выполнить задание и без фирменного предмета. Его получение можно оставить отдельной частью события.
Соберите два состава вокруг одной задачи
Предлагаем сравнивать не число вещей, а их роли. В таблице ниже показан пример планирования; конкретные вложения выбирают под вашу программу.
| Роль | Участник в зале | Участник у экрана |
|---|---|---|
| Рабочая запись | Материал на месте | Полученный материал или согласованный файл |
| Подсказка к заданию | Карточка рядом с ведущим | Та же инструкция в доступном канале |
| Память о встрече | Предмет при выходе | Предмет при согласованном получении |
| Уточнение по набору | Назначенный сотрудник | Понятный контакт организатора |
Отдельно подпишите вещи, которые нужны только на площадке. Бейдж, схема зала или карточка места не становятся полезными удалённому участнику только потому, что входят в общий пакет. Их роль стоит рассмотреть отдельно от памятного мерча.
Для общих предметов выберите единый смысл оформления: например, тему встречи и короткую мысль, с которой человек уходит. Различия состава опишите спокойно и конкретно. Не называйте один вариант «полноценным», а другой «сокращённым», если вы планируете два самостоятельных способа участия.
Определите момент получения
Для каждой группы запишите, что должно быть у человека до начала программы, что выдаётся во время неё и что можно передать позже. Не используйте одно обещание «набор к мероприятию», если часть подарков задумана как итог встречи.
Условия доставки согласуйте отдельно от сценария участия. Сначала подтвердите, нужен ли физический комплект для задания. Затем решайте, как его передать и кто проверит получение. Практический учёт отправлений разобран в статье об адресной рассылке подарков; здесь важна связь получения с конкретным действием в программе.
Если подарок должен появиться после встречи, объясните это заранее. Сообщите участнику, как он узнает о готовности и к кому обратиться. Такое сообщение лучше готовить вместе с реальным порядком выдачи, без неподтверждённой даты.
Подготовьте вариант без полученного набора
Предлагаем отдельно разобрать ситуацию, когда человек подключился, а коробку ещё не получил. Ведущий должен знать, как включить его в общее действие: открыть тот же материал на экране, дать инструкцию для обычного листа или предложить другой согласованный способ ответа.
Не просите человека срочно покупать недостающий предмет ради вашей программы. Если конкретное изделие необходимо, выясните возможность участия до события и согласуйте решение с организатором. Памятный подарок и рабочее условие здесь требуют разных действий.
Проверьте также смену формата: сотрудник собирался прийти, но подключился удалённо, либо приехал после оформления отправки. Для таких случаев рекомендуем связать человека с одним решением о подарке и записать изменение маршрута. Две формы участия сами по себе не означают два набора.
Проведите репетицию двух путей
Попросите одного коллегу пройти программу с места в зале, другого — с обычного рабочего места у экрана. Дайте им те материалы и сообщения, которые действительно получат участники. Не объясняйте пропущенные шаги устно за организатора: отмечайте, где пришлось уточнять порядок.
Сверьте начало задания, доступ к инструкции, способ передачи результата и момент вручения памятной вещи. В сценарии ведущего обозначьте обращения к обеим группам. Если удалённый участник должен открыть вложение, покажите, как найти его без поиска среди всей переписки.
После репетиции зафиксируйте две принятые комплектации и одну общую задачу. В подготовку заказа включите количество наборов каждого вида, оформление и момент использования. Для обсуждения нанесения используйте памятку по брендингу.
Передайте согласованную схему через контакты Мерч—Бюро: что объединяет участников, какие предметы нужны во время программы и что предназначено на память. Так запрос на подбор будет описывать обе группы и реальные действия с мерчем.