В командном хакатоне есть несколько единиц учёта: отдельный участник, команда и результат, за который назначено награждение. Регистрация людей и команд, работа над проектом и награждение победителей могут быть отдельными этапами программы. Поэтому число зарегистрированных команд само по себе ещё не отвечает на вопрос, сколько подарков подготовить.
Рекомендуем разделить заказ на стартовые комплекты, общие вещи для работы и призы. Это редакционная схема для организатора: конкретные получатели и правила выдачи должны соответствовать регламенту вашего события.
Заведите три самостоятельных списка
В первом списке учтите людей, которым положен стартовый набор. Во втором — команды, для которых предусмотрены общие предметы. В третьем — наградные позиции: место, номинацию или другое основание, которое утвердил организатор.
| Что готовите | Единица расчёта | С чем сверить |
|---|---|---|
| Личный стартовый набор | Участник | Подтверждённый список получателей |
| Общий рабочий комплект | Команда | Состав команд и порядок передачи |
| Приз | Наградная позиция и её получатели | Регламент награждения |
Не подменяйте один список другим. Если приз предназначен каждому участнику победившей команды, количество вещей зависит от её состава. Если вручается один общий предмет, нужно заранее определить, кому его передают и кто считается получателем. Размер команды и число призовых мест берите из собственного регламента, не из правил другого хакатона.
Составьте стартовый набор по программе
Для каждой вещи задайте простой вопрос: какое действие участник выполнит с ней во время события? Если блокнот предназначен для записей на вводной встрече, выдайте его до начала этой части. Если предмет нужен только после финала как памятный подарок, рассмотрите отдельное вручение.
Рекомендуем не наполнять стартовый набор вещами без понятной роли. Сначала согласуйте программу с ведущим и ответственными за площадку, затем выберите предметы. В заявке полезно оставить короткое пояснение к каждой позиции: «для личных записей», «общий комплект стола», «подарок после защиты».
Проверьте, не дублируются ли вложения с тем, что уже готовит площадка или другая группа организаторов. Два похожих предмета допустимы, если у каждого есть назначение. Само совпадение названий не повод автоматически исключать вещь: сравните, кому и в какой момент её выдают.
Назначьте владельца общего комплекта
Если вещи передаются на команду, отметьте их отдельно от личных подарков. Укажите человека, который получает комплект, и место его использования. После изменения состава команды общий комплект не следует автоматически выдавать каждому новому участнику ещё раз.
Для предметов, которые нужно вернуть, рекомендуем сразу обозначить это условие при передаче. Для тех, что команда оставляет себе, согласуйте порядок получения после события. Не оставляйте решение на момент разъезда участников: общая вещь требует понятного адресата даже тогда, когда команда довольна результатом.
Служебные обозначения для организатора разместите на съёмной упаковке. Постоянный текст на самом предмете обсуждайте отдельно, особенно если название команды или состав участников ещё меняются.
Подготовьте призы без преждевременных имён
До объявления результатов можно утвердить предмет, макет общего нанесения и упаковку. Имена победителей, названия команд и конкретные достижения рекомендуем добавлять только на основании принятого результата — если такая персонализация предусмотрена вашим процессом.
Заранее решите, что вручат непосредственно на церемонии, а что передадут позже. Если готовый персональный предмет невозможно подготовить к моменту объявления, не обещайте его наличие на сцене. Согласуйте другой порядок и сообщите его участникам в соответствии с правилами события.
Для нескольких номинаций составьте матрицу «команда — основание награды — получатели». В ней должно быть видно, может ли один человек получить несколько подарков и какие именно. Это решение организатора, которое нужно принять до комплектации, а не угадывать при выдаче.
Проверьте изменения состава
Перед сборкой наборов выберите рабочую версию списков и ответственного за её обновление. Отдельно договоритесь, как учитываются поздняя регистрация, переход в другую команду и отказ от участия. Резерв вещей рекомендуем рассчитывать по конкретным допустимым изменениям; универсальная доля здесь не заменит регламент.
При корректировке проверьте все затронутые строки. Переход человека между командами может изменить получателя общего комплекта, но сам по себе не означает повторную выдачу личного набора. Сохраняйте отметку о том, что участник уже получил.
Передайте выдачу по двум ведомостям
Стартовые наборы сверяйте со списком участников, призы — с подтверждёнными итогами и перечнем получателей. Отмечайте фактическую передачу; для отсутствующего победителя укажите ответственного за последующее вручение. Не засчитывайте коробку, выставленную на сцену, как подарок, уже полученный человеком.
На обсуждение мерча принесите программу, три списка и требования к нанесению. Состав заказа удобно уточнить по памятке для заказчика, макеты — в разделе нанесения, а сами вещи выбрать в каталоге. Так каждая позиция будет связана с участником, командой или конкретной наградой.