Если компания решила направить бюджет обычных корпоративных подарков на благотворительность, получателю нужно объяснить, что именно изменилось. Он должен понять смысл поздравления, а не угадывать, ждут ли от него перевода денег, ответа или отказа от уже обещанной вещи.
Формат, при котором компания передаёт на помощь бюджет корпоративных подарков, существует. Однако само решение ещё не означает, что деньги перечислены и результат подтверждён. Ниже — редакционные рекомендации по подготовке сообщения. Они относятся к содержанию поздравления; условия выбранной программы и оформление участия компания проверяет отдельно.
Сначала определите, что заменяет помощь
Рекомендуем зафиксировать решение одной рабочей фразой: «В этом поздравлении компания заменяет обычный подарок своим пожертвованием». Затем уточнить аудиторию и повод. Решение для партнёров к празднику не следует автоматически распространять на личные подарки сотрудникам или уже согласованные призы участникам события.
Проверьте, что раньше сообщили этим людям. Если им уже предложили выбрать вещь или подтвердили выдачу, одной новой открытки будет недостаточно: понадобится отдельно объяснить изменение договорённости. Не оставляйте рядом два несовместимых сообщения — о готовом подарке и о том, что его бюджет направлен на другую цель.
Также решите, остаётся ли небольшое материальное поздравление. Если да, перечислите его отдельно. Получатель не должен выяснять по содержимому пакета, заменён весь набор или только часть. Количество предметов и сумма помощи при этом не обязаны иметь искусственный расчёт «на одного человека».
Разделите решение, действие и подтверждение
Перед написанием письма соберите короткую внутреннюю запись:
| Вопрос | Что нужно знать автору сообщения |
|---|---|
| Кто участвует | Компания, отдельные сотрудники или обе стороны по разным правилам |
| Что уже сделано | Только принято решение, отправлено пожертвование или получено подтверждение |
| Что можно сообщить | Проверенные сведения, разрешённые для выбранной аудитории |
| Где уточнить результат | Ответственный контакт или согласованный материал с подтверждением |
| Что требуется от адресата | Ничего либо отдельно объяснённое добровольное действие |
Это предлагаемая редакционная схема. Она не заменяет документы участия и не устанавливает порядок отчётности благотворительной организации.
Рекомендуем проверять глаголы особенно внимательно. «Планируем направить» и «перечислили» описывают разные состояния. «Помощь оказана» может восприниматься шире, чем подтверждение получения денег. Выбирайте формулировку по имеющимся сведениям и не добавляйте конкретный результат только ради завершённого праздничного рассказа.
Не приписывайте получателю чужое действие
Если пожертвование сделала компания из своего бюджета, так и напишите. Не называйте каждого адресата участником сбора, если он такого решения не принимал. Формулировки от лица человека — «вы помогли», «ваш вклад» — рекомендуем оставлять для ситуаций, где этот вклад действительно подтверждён.
Отдельный добровольный сбор требует отдельного приглашения. В нём должно быть понятно, чем человек может распорядиться сам и что произойдёт, если он не присоединится. Не соединяйте поздравление с требованием подтвердить личное участие, объяснить отказ или отчитаться перед коллегами.
При работе с партнёрами полезно заранее учитывать их правила получения корпоративных поздравлений. Благотворительная формулировка сама по себе не отвечает на все вопросы конкретного получателя.
Соберите спокойный текст поздравления
Предлагаем четыре смысловые части: повод, решение компании, точное состояние помощи и человеческое пожелание. Не начинайте с оценки адресата и не противопоставляйте помощь «бесполезным подаркам»: человек мог ценить прежнее поздравление.
Условный шаблон для случая, когда перечисление уже подтверждено: «Поздравляем с [поводом]. В этом году вместо обычного корпоративного подарка компания перечислила средства на [согласованную цель]. Подтверждение и сведения о результате можно получить [понятным способом]. От вас не требуется никаких действий. Спасибо за [подтверждённый повод благодарности]».
Пропуски нужно заполнить своими проверенными сведениями. Если перечисление ещё не состоялось, измените состояние действия и не оставляйте обещание доступа к несуществующему подтверждению. Если решили сохранить небольшую открытку или другой предмет, одной фразой объясните его роль в поздравлении.
Для выбора объёма и расположения текста пригодится материал об открытке в корпоративном подарке. Краткое обращение не обязано вмещать весь внутренний отчёт компании.
Проверьте сообщение глазами получателя
Дайте готовый текст человеку, который не участвовал в подготовке. Предложите ему ответить: что сделала компания, что случится с привычным подарком и требуется ли действие от него самого. Если ответы расходятся с вашим замыслом, исправьте конкретную фразу.
После отправки предусмотрите ответ на спокойный вопрос или несогласие. Рекомендуем объяснять принятое решение без требования разделить его эмоциональную оценку. Новые подтверждённые сведения сообщайте отдельно, сохраняя точность исходного поздравления.
Если в сценарии остаются материальные открытки, упаковка или небольшой мерч, укажите их самостоятельный состав в задании на подготовку заказа. Для подбора предметов достаточно этой конкретной задачи. Размер пожертвования и условия благотворительного участия определяйте отдельно; подбор мерча их не подтверждает и не заменяет.